6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 64. Maddesi, 3. Fıkrası uyarınca, Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.
13.12.2011 tarihli RG de yayımlanan 1 sıra no’lu elektronik defter genel tebliği 7/f maddesi uyarınca, www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler, e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin( defter-i kebir) format ve standardı duyurulmuştur. Bu nedenle yevmiye defteri ve büyük defter dışında kalan diğer defterlerin fiziki ortamda tutulmasına devam edilecektir.
TTK 64/3. Maddesi uyarınca ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde açılış ve kapanışında noter onayı aranmayacaktır.
Fiziki ortamda tutulan defterlerin ise açılış onayları ile kapanış onaylarının noterde yaptırılması gerekmektedir.
Bu açıklamalar çerçevesinde;
E-DEFTER UYGULAMASINA GEÇEN ANONİM ŞİRKETLER:
Yevmiye defteri ile büyük defter için noterde açılış onayı yaptırmayacaktır.
Bu iki defter dışında kalan ve fiziki ortamda tutulan aşağıdaki defterler için noterde açılış onayı yaptırılması gerekmektedir.
1- Envanter
2- Pay Defteri ( Yeterli yaprağı bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet döneminde açılış onayı yaptırmadan kullanmaya devam edilir.)
3- Yönetim Kurulu Karar Defteri
4- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri( Yeterli yaprağı bulunmak kaydı ile izleyen faaliyet döneminde tekrar açılış onayı yaptırmadan kullanmaya devam edilir.)
E-defter uygulamasına geçen Anonim şirketler, yevmiye defteri için noterde kapanış onayı yaptırmayacak olmakla birlikte, fiziki ortamda tuttukları Yönetim Kurulu Karar Defterinin kapanış onayını noterde yaptıracaklardır.
E- DEFTER UYGULAMASINA GEÇEN LİMİTED ŞİRKETLER:
Elektronik ortamda tutulan yevmiye defteri ile büyük defterin açılış onayı noterde yapılmayacaktır.
Ancak aşağıda sayılan ve fiziki ortamda tutulan defterlerin açılış onayının noterde yapılması gereklidir.
1- Envanter Defteri
2- Pay Defteri (Yeterli yaprağı bulunmak kaydı ile izleyen faaliyet döneminde tekrar açılış onayı yaptırmadan kullanmaya devam edilir.)
3- Müdürler Kurulu Karar Defteri ( Kararlarını Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine yazanlar bu defteri tutmak zorunda değildir)
4- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri( Yeterli yaprağı bulunmak kaydı ile izleyen faaliyet döneminde tekrar açılış onayı yaptırmadan kullanmaya devam edilir.)
Diğer taraftan kararları genel Kurul Toplantı ve Müzakere defterine yazmayıp, ayrıca Müdürler Kurulu Karar Defteri tutan limited şirketler bu deftere de noterde kapanış onayı yaptırmak zorunda kalacaktır.
Av. Esma GÜLBENK – SMMM Lütfi GÜLBENK